Voor een consultancybureau hebben wij een klantenportal op maat gebouwd met Replit. Klanten kunnen nu inloggen in hun eigen omgeving waar ze projectvoortgang zien, documenten downloaden, facturen inzien en rechtstreeks communiceren met hun projectleider. Het resultaat: een aanzienlijk professionelere klantervaring en minder ad hoc communicatie.
Het bureau communiseerde met klanten via e-mail, WeTransfer voor bestandsuitwisseling en telefonisch voor statusupdates. Er was geen centrale plek waar klanten zelf informatie konden opzoeken. Dat leidde tot veel herhaalde vragen, gemiste bestanden en een ervaring die niet paste bij het premiumniveau van de dienstverlening.
Klanten vroegen regelmatig naar de status van hun project, de laatste versie van een document of een kopie van een eerder verstuurde factuur. Iedere keer moest een medewerker dit handmatig opzoeken en doorsturen. Bij grotere klanten met meerdere lopende projecten was dit bijzonder tijdrovend.
Bovendien werd gevoelige informatie uitgewisseld via onbeveiligde kanalen. Het bureau had behoefte aan een veilige, professionele omgeving waar klanten zelfstandig de informatie konden vinden die ze nodig hadden.
We hebben met Replit een lichtgewicht klantenportal gebouwd met inlogfunctionaliteit, projectoverzichten, een documentbibliotheek en een berichtenfunctie. Het portal is gekoppeld aan het projectmanagement-systeem zodat data automatisch wordt gesynchroniseerd.
Door klanten een eigen omgeving te geven waar ze zelfstandig alle relevante informatie kunnen vinden, verdween de druk op het team om continu statusupdates te delen. De automatische synchronisatie met het interne systeem zorgde ervoor dat de portal altijd actueel is zonder extra werk. Het resultaat is een win-win: minder werk voor het team en een betere ervaring voor de klant.
Ontdek hoe wij klantcommunicatie professionaliseren met maatwerk portals.