Offerteflow voor CV en warmtepomp bij een installatiebedrijf

Voor een installatiebedrijf gespecialiseerd in CV-ketels en warmtepompen hebben we de volledige offerteflow geautomatiseerd. Van productconfiguratie tot offerte en opvolging verloopt nu alles automatisch, met 70% minder handwerk voor het commerciële team en een veel snellere respons naar klanten.

De uitdaging

Het installatiebedrijf zag een sterk groeiende vraag naar warmtepompen en CV-vervangingen, mede door overheidssubsidies en stijgende energieprijzen. Het bestaande offerteproces kon die groei niet bijbenen. Elke aanvraag vereiste een uitgebreid telefonisch intakegesprek om het type woning, de huidige installatie, de gewenste oplossing en eventuele subsidiemogelijkheden in kaart te brengen.

Na de intake stelde een technisch adviseur handmatig de juiste productcombinatie samen: het juiste ketel- of warmtepomptype, de bijbehorende componenten, arbeid en eventuele aanpassingen aan de bestaande installatie. Het opstellen van één offerte kostte gemiddeld anderhalf uur.

Met tientallen aanvragen per week liep het team structureel achter. Klanten moesten soms meer dan een week wachten op een offerte, terwijl snelheid van handelen in deze markt juist cruciaal is. Dat kostte het bedrijf een aanzienlijk deel van de potentiële opdrachten.

De oplossing

We hebben een productconfigurator gebouwd die de klant door een reeks slimme vragen leidt. Op basis van het woningtype, de huidige verwarmingssituatie en de gewenste oplossing wordt automatisch de juiste productcombinatie samengesteld, met inachtneming van technische compatibiliteit en beschikbare subsidies. Na afronding van de configuratie genereert het systeem direct een gedetailleerde offerte met productspecificaties, arbeid, subsidie-informatie en de netto investering, die de klant meteen per e-mail ontvangt. Het salesteam krijgt een melding om op te volgen, en het systeem stuurt automatisch herinneringen als een offerte niet binnen een bepaalde tijd is geaccepteerd.

• Slimme configurator. Leidt de klant met woningtype- en installatievragen naar de juiste oplossing.
• Automatische productselectie. Stelt de productcombinatie samen op basis van technische compatibiliteit.
• Subsidie-informatie geïntegreerd. Beschikbare subsidies worden direct in de offerte getoond.
• Automatische offertegeneratie. Volledige specificaties, arbeid en netto investering in één document.
• Geautomatiseerde opvolging. Herinneringen en statusupdates zonder handmatig werk.
• CRM-koppeling. Volledig leadbeheer, van aanvraag tot afgeronde offerte.

Het resultaat

De impact was groot. Het team dat voorheen fulltime bezig was met het samenstellen van offertes, heeft nu 70% meer tijd over voor klantcontact, advisering en projectbegeleiding. De snelheid waarmee klanten een offerte ontvangen, heeft de conversie aanzienlijk verhoogd.

Waarom dit werkte

De energietransitie zorgt voor een enorme vraag naar installatiebedrijven. Wie snel, betrouwbaar en professioneel offreert, wint de klant. Door de technische kennis in een slimme configurator te verankeren en het hele offerte- en opvolgingsproces te automatiseren, kan dit installatiebedrijf de groeiende vraag bijbenen zonder het team evenredig uit te breiden. De combinatie van snelheid, nauwkeurigheid en geïntegreerde subsidie-informatie maakt elke offerte direct overtuigend.