Configurator en offerteflow voor een hekwerkbedrijf
Ascentive·25 januari 2026·4 min leestijd
Voor een hekwerkbedrijf met een uitgebreid productaanbod bouwden we een configurator en geautomatiseerde offerteflow. Klanten selecteren het type hekwerk, voeren afmetingen in en kiezen extra opties. Op basis daarvan worden automatisch documenten gegenereerd en verstuurd.
De uitdaging
Het hekwerkbedrijf bood diverse typen hekwerk aan: gaashekwerk, sierhekwerk, dubbelstaafmat, poorten en automatische hekken. Elk type had specifieke opties op het gebied van hoogte, breedte, kleur, bevestigingsmethode en bijbehorende accessoires. Het samenstellen van een correcte offerte vergde diepgaande productkennis en veel rekentijd.
Medewerkers werkten met losse prijslijsten in Excel en stelden offertes handmatig op in Word. Bij complexere aanvragen, zoals een combinatie van hekwerk met een automatische schuifpoort, kon het opstellen van één offerte meer dan een uur duren. Fouten in afmetingen of prijzen kwamen regelmatig voor en leidden tot discussies met klanten en kostbare correcties achteraf.
De doorlooptijd van aanvraag tot offerte bedroeg gemiddeld vier tot vijf werkdagen. In het voorjaar, wanneer de vraag piekte, liep dit op tot meer dan een week. Potentiële klanten kozen in die periode vaak voor concurrenten die sneller konden leveren.
De oplossing
We hebben het volledige productassortiment gestructureerd in een digitale configurator. De klant start met het selecteren van het type hekwerk en wordt vervolgens stap voor stap door de relevante opties geleid. Bij elke keuze worden alleen de compatibele vervolgopties getoond, zodat onmogelijke combinaties worden uitgesloten. Na afronding wordt automatisch een professioneel offertedocument gegenereerd en verstuurd, terwijl het interne team een melding ontvangt in het CRM.
- Digitale configurator. Alle producttypen en de bijbehorende compatibele opties in één gestructureerde flow.
- Automatische validatie. Onmogelijke combinaties van opties worden uitgesloten, zodat elke configuratie klopt.
- Real-time prijsberekening. De prijs wordt direct berekend op basis van afmetingen en gekozen specificaties.
- Automatische offertedocumenten. Na afronding genereert het systeem een document met technische specificaties, prijsopbouw en algemene voorwaarden.
- CRM-koppeling. Het salesteam krijgt direct een melding voor opvolging.
- Beheermodule. Prijzen en producten zijn eenvoudig zelf aan te passen.
Het resultaat
De configurator heeft het offerteproces fundamenteel veranderd. Wat voorheen een tijdrovend en foutgevoelig handmatig proces was, is nu een gestroomlijnd digitaal traject dat binnen minuten een foutloze offerte oplevert.
50% kortere doorlooptijd van aanvraag tot offerte
Foutpercentage in offertes gedaald van 15% naar minder dan 2%
Medewerkers besparen gemiddeld 3 uur per dag aan offertewerk
Hogere conversie door snellere en professionelere opvolging
Geen discussies meer over prijsfouten met klanten
Schaalbaar proces dat ook in piekmomenten zonder vertraging functioneert
Waarom dit werkte
De combinatie van een gebruiksvriendelijke configurator met ingebouwde validatie en automatische documentgeneratie pakt de drie grootste pijnpunten tegelijk aan: snelheid, nauwkeurigheid en schaalbaarheid. Door de productkennis in het systeem te verankeren is het bedrijf niet langer afhankelijk van de ervaring van individuele medewerkers. Elke offerte is correct, professioneel en snel, ongeacht wie er op dat moment aan het werk is.