Configurator en offerteflow voor een kozijnenbedrijf

Voor een kozijnenbedrijf dat landelijk opereert hebben we een volledige configurator en geautomatiseerde offerteflow gebouwd. Klanten stellen online hun kozijnen samen op basis van type, materiaal, afmetingen en glassoort, en ontvangen de offerte automatisch. Wat voorheen dagen duurde, gebeurt nu binnen minuten.

De uitdaging

Het kozijnenbedrijf had een complex productaanbod: draai/kiepramen, schuifpuien, vaste ramen, bovenlichten en combinaties daarvan in kunststof, aluminium of hout. Elk type kozijn had eigen afmetingen, glasopties, kleurstellingen en hang- en sluitwerk, waardoor een correcte offerte specialistisch werk was.

Met gemiddeld 30 aanvragen per week vereiste elke aanvraag een telefonisch intakegesprek om de specificaties te achterhalen, gevolgd door een handmatige calculatie en het opmaken van een offertedocument. Twee calculatoren waren hier fulltime mee bezig, maar de wachttijd voor klanten bleef desondanks drie tot vijf werkdagen.

Die lange doorlooptijd leidde tot een lage conversie. Klanten die snel hun kozijnen wilden laten vervangen, kozen voor concurrenten die dezelfde dag nog een indicatie konden geven. Snelheid bleek een doorslaggevende factor in de markt, en het bedrijf zocht een manier om het proces fundamenteel te versnellen.

De oplossing

We hebben een stapsgewijze online configurator ontwikkeld waarin de klant zelf zijn kozijnen samenstelt: kozijntype, materiaal, afmetingen, glassoort, kleur en optioneel hang- en sluitwerk. Elke stap is visueel ondersteund, zodat ook klanten zonder technische kennis eenvoudig de juiste keuzes maken. Achter de configurator draait een prijsengine die op basis van alle gekozen opties de offerte automatisch opbouwt.

• Visuele configurator. De klant doorloopt kozijntype, materiaal, afmetingen, glassoort en optioneel hang- en sluitwerk in een stapsgewijze flow.
• Prijsengine. Alle geselecteerde opties worden real-time doorgerekend tot een sluitende offerte.
• Automatische offertegeneratie. Na afronding wordt de offerte met specificatie en prijsopbouw automatisch samengesteld.
• Directe verzending. De offerte gaat meteen per e-mail naar de klant.
• CRM-koppeling. Het salesteam krijgt een notificatie en kan direct opvolgen.
• Beheerportaal. Prijzen en producten zijn zelf aan te passen, voor prijswijzigingen en nieuwe producten.

Het resultaat

De transformatie was groot. Klanten die voorheen dagen moesten wachten op een prijsopgave, ontvangen nu binnen minuten een volledige offerte. De twee calculatoren die voorheen fulltime met offertes bezig waren, zijn grotendeels vrijgemaakt voor ander werk.

Waarom dit werkte

Het succes zat in het vertalen van een complex productaanbod naar een eenvoudige, logische online flow. Door de klant zelf zijn kozijnen te laten configureren, wordt de volledige intake geautomatiseerd. De prijsengine zorgt dat ook de meest complexe combinaties foutloos worden gecalculeerd, waardoor het proces sneller, betrouwbaarder en schaalbaarder is dan met handmatig werk ooit mogelijk zou zijn.