Intake en offerte geautomatiseerd voor een dakdekkersbedrijf

Voor een regionaal dakdekkersbedrijf hebben we het volledige intake- en offerteproces geautomatiseerd. Aanvragen komen nu gestructureerd binnen, standaardprijzen worden automatisch berekend en de interne taakverdeling verloopt zonder handmatige afstemming. Het resultaat: offertes die drie keer sneller de deur uit gaan.

De uitdaging

Het dakdekkersbedrijf ontving aanvragen via telefoon, e-mail en een eenvoudig contactformulier op de website. De informatie die binnenkwam was zelden compleet, waardoor medewerkers vaak terug moesten bellen om essentiële details te achterhalen: het type dak, de oppervlakte, of er lekkageproblemen waren en welk materiaal de klant wenste.

Na het verzamelen van alle informatie werd handmatig een offerte opgesteld in Excel, met prijzen uit een losse prijslijst. Het opmaken van een professioneel document kostte vervolgens nog extra tijd. Het hele traject van eerste contact tot offerte duurde gemiddeld vijf werkdagen.

Intern was er bovendien onduidelijkheid over wie welke aanvraag oppakte. Soms werden aanvragen dubbel behandeld, soms bleven ze te lang liggen. Er was geen centraal overzicht van de status van lopende offertes, waardoor de bedrijfsleider geen grip had op de commerciële pipeline.

De oplossing

We zijn begonnen met het structureren van het intakeproces. Het oude contactformulier is vervangen door een doordacht aanvraagformulier dat de klant stap voor stap door de juiste vragen leidt. Op basis van het type werkzaamheden worden automatisch de relevante vervolgvragen getoond, zodat het bedrijf altijd complete aanvragen ontvangt.

Vervolgens hebben we de prijsberekening geautomatiseerd. Op basis van het type dak, de oppervlakte en het gekozen materiaal wordt automatisch een calculatie gemaakt, die de basis vormt voor een professionele offerte die direct wordt gegenereerd en verstuurd. De interne taakverdeling is gekoppeld aan het type werkzaamheden, waardoor aanvragen automatisch bij de juiste medewerker terechtkomen.

• Gestructureerd intakeformulier. Conditionele logica toont per werktype automatisch de juiste vervolgvragen.
• Automatische prijscalculatie. Berekening op basis van oppervlakte en materiaal, zonder handmatig opzoekwerk.
• Professionele offertegeneratie. Het document wordt direct gegenereerd en verstuurd.
• Automatische taakverdeling. Aanvragen komen zonder tussenkomst bij de juiste medewerker terecht.
• Centraal dashboard. Eén overzicht van alle aanvragen en hun status.
• Geautomatiseerde opvolging. Herinneringen lopen zonder handmatig werk door.

Het resultaat

Het bedrijf merkte al binnen de eerste twee weken een significant verschil. Klanten ontvangen nu een offerte op dezelfde dag als hun aanvraag, in plaats van na vijf werkdagen. De interne afstemming die voorheen zorgde voor vertraging en irritatie is volledig geëlimineerd.

Waarom dit werkte

De kracht lag in het combineren van een gestructureerde intake met een geautomatiseerde backend. Door de klant via een slim formulier alle benodigde informatie te laten aanleveren, hoeft het team niet meer terug te bellen voor ontbrekende details. De automatische prijscalculatie en offertegeneratie zorgen ervoor dat het hele traject van aanvraag tot offerte zonder menselijke tussenkomst verloopt, terwijl de interne taakverdeling voorkomt dat aanvragen blijven liggen of dubbel worden opgepakt.