Aanvraagflow geautomatiseerd voor een schuttingbedrijf
Ascentive·15 januari 2026·4 min leestijd
Voor een schuttingbedrijf met een breed assortiment hebben we de volledige aanvraagflow gedigitaliseerd. Alle producten en opties zijn verwerkt in een slim formulier dat automatisch de prijsopbouw berekent. Het team bespaart hierdoor 45% aan handwerk en kan zich richten op uitvoering in plaats van administratie.
De uitdaging
Het schuttingbedrijf bood tientallen varianten aan: van betonschuttingen tot hout, composiet en aluminium. Elke variant had eigen afmetingen, kleuren, palen en afwerkingsopties. Bij elke aanvraag moest een medewerker handmatig uitzoeken welke combinatie de klant wilde, de juiste prijzen opzoeken en een offerte samenstellen in een Word-document.
Dit proces kostte niet alleen veel tijd, maar leidde ook tot inconsistente offertes. Prijzen werden soms verkeerd berekend, opties werden vergeten en de klant moest lang wachten op een reactie. Bij drukke perioden kon de wachttijd oplopen tot meer dan een week, waardoor potentiële klanten afhaakten.
Het bedrijf wilde graag groeien, maar zag dat het handmatige proces een bottleneck vormde. Elke nieuwe medewerker moest eerst weken ingewerkt worden voordat hij zelfstandig offertes kon maken, omdat de productkennis zo specifiek was.
De oplossing
We hebben het volledige productassortiment in kaart gebracht en vertaald naar een gestructureerde digitale flow. De klant doorloopt nu een intuïtief formulier waarin stap voor stap het type schutting, de afmetingen, het materiaal, de kleur en eventuele extra opties worden geselecteerd. Elke keuze stuurt de volgende stap aan, zodat alleen relevante opties worden getoond.
Achter het formulier draait een automatische prijsberekening die op basis van alle geselecteerde opties de totaalprijs opbouwt. Na het afronden van het formulier wordt direct een overzichtelijke offerte gegenereerd en naar de klant verstuurd.
- Slim formulier. Conditionele logica per producttype, zodat de klant alleen relevante opties te zien krijgt.
- Automatische prijsopbouw. De prijs wordt berekend op basis van materiaal, afmeting en gekozen opties.
- Directe offertegeneratie. Na het formulier wordt meteen een offerte gegenereerd en naar de klant verstuurd.
- Interne notificaties. Het team krijgt automatisch een melding met alle details, zodat opvolging direct kan starten.
- Centraal dashboard. Overzicht van alle aanvragen en statussen op één plek.
- Aanpasbare prijslijsten. Prijzen zijn eenvoudig aan te passen, zonder technische kennis.
Het resultaat
De impact was direct merkbaar na de eerste week. Medewerkers die voorheen het grootste deel van hun dag bezig waren met offertes, konden zich nu richten op klantcontact en projectcoördinatie. De kwaliteit van de offertes steeg doordat menselijke fouten werden geëlimineerd.
45% minder handwerk in het offerteproces
Gemiddelde reactietijd teruggebracht van 4 dagen naar 30 minuten
Nul fouten in prijsberekeningen dankzij automatisering
Inwerkperiode voor nieuwe medewerkers verkort van weken naar dagen
Hogere klanttevredenheid door snellere en consistentere communicatie
Meer capaciteit voor groei zonder uitbreiding van het team
Waarom dit werkte
Door het complexe productassortiment te vertalen naar een logisch opgebouwd formulier met conditionele velden, werd de drempel voor zowel de klant als het interne team verlaagd. De klant hoeft niet meer te bellen of mailen met specificaties, maar selecteert eenvoudig zijn wensen online. De automatische prijsberekening zorgt voor consistentie en snelheid, terwijl het team volledig ontzorgd wordt in de administratieve afhandeling.