Standaard intake slim ingericht voor een tegelzettersbedrijf

Voor een tegelzettersbedrijf met een groeiend klantenbestand hebben wij het intakeproces volledig gestandaardiseerd en geautomatiseerd. Een slim formulier met vaste opties vervangt het eindeloze heen en weer mailen. Automatische bevestigingen en een efficiëntere planning besparen het bedrijf meerdere uren per week.

De uitdaging

Het tegelzettersbedrijf werkte met een eenvoudig contactformulier dat nauwelijks structuur bood. Klanten schreven in vrije tekst wat ze wilden, vaak zonder duidelijke specificaties. Het team moest bij vrijwel elke aanvraag telefonisch contact opnemen om te achterhalen om welke ruimte het ging, welk type tegels gewenst was, wat de afmetingen waren en wanneer het werk uitgevoerd moest worden.

Dit terugbelproces kostte niet alleen veel tijd, maar leidde ook tot frustratie bij zowel het team als de klant. Klanten moesten soms meerdere keren gebeld worden voordat alle informatie compleet was. Ondertussen liep de planning op, omdat onduidelijk was welke projecten er precies aankwamen en hoeveel tijd ze in beslag zouden nemen.

De eigenaar besteedde wekelijks uren aan het handmatig plannen van projecten, het bevestigen van afspraken en het opvolgen van openstaande aanvragen. Deze administratieve last ging ten koste van de tijd die hij op de projecten zelf kon besteden.

De oplossing

We hebben het oude contactformulier vervangen door een gestructureerd intakeformulier met vaste keuzemogelijkheden. De klant selecteert het type project (badkamer, keuken, vloer, terras), geeft de geschatte afmetingen op, kiest het gewenste type tegel en geeft de voorkeurperiode aan. Door deze standaardisatie ontvangt het bedrijf altijd complete en bruikbare aanvragen.

Na het invullen ontvangt de klant automatisch een professionele bevestigingsmail met een samenvatting van de aanvraag en informatie over de vervolgstappen. Het team ontvangt een gestructureerd overzicht in hun dashboard, waar ze de aanvraag direct kunnen inplannen. Het hele proces van aanvraag tot planningsbevestiging verloopt nu zonder handmatige tussenkomst.

• Gestructureerd formulier. Vaste opties per projecttype (badkamer, keuken, vloer, terras) zorgen voor complete aanvragen.
• Automatische bevestigingsmail. De klant krijgt direct na het invullen een professionele bevestiging met een samenvatting en de vervolgstappen.
• Intern dashboard. Een gestructureerd overzicht van alle aanvragen en de planningsstatus, direct bruikbaar door het team.
• Geautomatiseerde herinneringen. Voor opvolging van openstaande aanvragen en bevestiging van afspraken.
• Digitale planningsflow. Koppelt direct aan de beschikbaarheid, zonder handmatige tussenstap.
• Geen handmatige invoer meer. Het team hoeft niets meer over te typen of klanten na te bellen.

Het resultaat

De impact was direct voelbaar in het dagelijks werk. De eigenaar hoeft niet langer uren te besteden aan het terugbellen van klanten, het handmatig inplannen van projecten en het versturen van bevestigingen. Alles verloopt nu automatisch en gestructureerd.

Waarom dit werkte

De kern van de oplossing was simpel maar effectief: door de klant via vaste opties zijn project te laten specificeren, verdwijnt de noodzaak om terug te bellen voor ontbrekende informatie. De automatische bevestigingen zorgen voor een professionele klantbeleving, terwijl het interne dashboard het team in staat stelt om snel en overzichtelijk te plannen. Voor een klein bedrijf met beperkte administratieve capaciteit maakt dit een wereld van verschil.