Offerte-aanvraag naar interne melding en documentenflow

Voor een technisch installatiebedrijf hebben wij het traject van offerte-aanvraag tot interne verwerking volledig geautomatiseerd via Zapier. Bij iedere nieuwe aanvraag wordt nu automatisch een interne melding verstuurd, worden de benodigde documenten klaargezet en start er een gestructureerde workflow voor het opstellen van de offerte.

De uitdaging

Het offerteproces begon met het handmatig doorsturen van de aanvraag naar de juiste afdeling. Vervolgens moest de projectleider zelf de benodigde documenten verzamelen, zoals technische specificaties, prijslijsten en voorwaarden. Dit traject duurde gemiddeld twee werkdagen voordat er daadwerkelijk aan de offerte werd begonnen.

Bovendien ontbrak een centraal overzicht van openstaande aanvragen. Medewerkers werkten vanuit hun eigen inbox en er was geen uniforme manier om de voortgang te bewaken. Dat leidde regelmatig tot dubbel werk, gemiste deadlines en een gebrek aan professionaliteit richting de klant.

De oplossing

We hebben een Zapier-flow gebouwd die bij iedere offerte-aanvraag automatisch een reeks acties in gang zet. De aanvraag wordt geregistreerd, de juiste afdeling wordt geïnformeerd, en alle benodigde documenten worden voorbereid en gedeeld in een centrale projectmap.

• CRM-registratie. De aanvraag wordt automatisch geregistreerd in het CRM met alle details.
• Interne Slack-melding. De verantwoordelijke projectleider krijgt direct een melding.
• E-mailnotificatie. Een samenvatting van de aanvraag en klantgegevens gaat naar de juiste mensen.
• Projectmap met documenten. Een projectmap met standaarddocumenten wordt automatisch aangemaakt.
• Bevestiging aan de klant. De klant ontvangt direct een bevestigingsmail met de verwachte doorlooptijd.
• Deadline en herinnering. Een deadline en herinnering worden ingepland in het taakbeheersysteem.

Het resultaat

Het handmatige overdrachtsmoment dat voorheen dagen kostte, is nu een proces van minuten. Zodra een aanvraag binnenkomt, staat alles al klaar nog voordat de projectleider er zelf naar hoeft te zoeken.

Waarom dit werkte

Door het eerste deel van het offerteproces te automatiseren, verdween de vertraging die ontstond door handmatige overdracht en documentvoorbereiding. De combinatie van interne meldingen, automatische documentcreatie en klantcommunicatie zorgde voor een professioneler en sneller proces. Het team kon direct aan de slag met het inhoudelijke werk in plaats van tijd te verliezen aan administratieve stappen.