Mini portal voor klanten gebouwd met Replit

Voor een consultancybureau bouwde Ascentive een klantenportal op maat met Replit. Klanten loggen in op hun eigen omgeving om projectvoortgang te zien, documenten te downloaden, facturen in te zien en rechtstreeks met hun projectleider te communiceren.

De uitdaging

Het bureau communiceerde met klanten via e-mail, WeTransfer voor bestandsuitwisseling en telefonisch voor statusupdates. Er was geen centrale plek waar klanten zelf informatie konden opzoeken, wat zorgde voor veel herhaalde vragen, gemiste bestanden en een ervaring die niet paste bij het premiumniveau van de dienstverlening.

Klanten vroegen regelmatig naar de status van hun project, de laatste versie van een document of een kopie van een eerder verstuurde factuur. Iedere keer moest een medewerker dit handmatig opzoeken en doorsturen — bij grotere klanten met meerdere lopende projecten bijzonder tijdrovend. Bovendien werd gevoelige informatie uitgewisseld via onbeveiligde kanalen.

De oplossing

Ascentive bouwde met Replit een lichtgewicht klantenportal met inlogfunctionaliteit, projectoverzichten, een documentbibliotheek en een berichtenfunctie. Het portal is gekoppeld aan het projectmanagementsysteem van het bureau, zodat data automatisch wordt gesynchroniseerd.

• Beveiligde inlogomgeving. Elke klant heeft een eigen dashboard met persoonlijke toegang.
• Real-time projectvoortgang. Synchroniseert automatisch vanuit het interne systeem van het bureau.
• Documentbibliotheek. Met versiebeheer en downloadmogelijkheid voor alle projectdocumenten.
• Factuuroverzicht. Betaalstatus inzien en facturen downloaden, zonder tussenkomst van een medewerker.
• Berichtenfunctie. Direct contact met de projectleider vanuit het portal.
• Automatische notificaties. Een melding bij nieuwe documenten of statusupdates.

Het resultaat

Het portal leverde een aanzienlijk professionelere klantervaring op, passend bij het premiumniveau van de dienstverlening. Ad hoc statusvragen via e-mail en telefoon namen met 60% af, en gevoelige documenten worden nu veilig uitgewisseld in plaats van via e-mail of WeTransfer. Klanten waarderen de zelfservice met een 4,8 uit 5, en medewerkers besteden minder tijd aan administratieve communicatie.

Waarom dit werkte

Door klanten een eigen omgeving te geven waarin ze zelfstandig alle relevante informatie kunnen vinden, verdween de druk op het team om continu statusupdates te delen. De automatische synchronisatie met het interne systeem zorgt dat de portal altijd actueel is, zonder extra werk. Het resultaat: minder werk voor het team en een betere ervaring voor de klant.