Wat is een Exact Online koppeling?
Een Exact Online koppeling is een automatische verbinding tussen Exact Online en de andere systemen in je bedrijf, zoals je CRM, offertesoftware, urenregistratie of planning. Via de officiële API van Exact stromen facturen, relaties, uren en betaalstatussen vanzelf van het ene systeem naar het andere. Niemand hoeft nog gegevens over te typen, en beide systemen tonen altijd dezelfde, actuele informatie. Dezelfde aanpak werkt voor een Moneybird koppeling of een AFAS koppeling: de boekhouding verandert, het principe niet.
Waarom stoppen met overtypen tussen systemen?
In veel mkb-bedrijven is de boekhouding een eiland. De offerte staat in het ene systeem, de uren in het andere, en aan het einde van de maand typt iemand alles over in Exact Online. Dat kost uren per week, en elke handmatige stap is een kans op fouten: een vergeten factuurregel, een verkeerd btw-tarief, een klant die dubbel in het systeem staat. Ondertussen weet je sales-team niet welke facturen openstaan, omdat die informatie alleen in de boekhouding zichtbaar is.
Een koppeling lost dat structureel op. De data wordt op een plek ingevoerd en stroomt automatisch door naar de andere systemen. Hoe zo'n integratie technisch werkt en waar je op moet letten, lees je in onze gids API-koppelingen laten maken. Voor de bouw kiezen we per situatie de beste route: een automatiseringsplatform of maatwerk rechtstreeks op de API.
Wat kun je koppelen aan Exact Online?
Welke koppeling zinvol is, hangt af van waar in jouw proces het meeste wordt overgetypt. Dit zijn de koppelingen die we het vaakst bouwen, met wat er automatisch gebeurt en wat het oplevert.
| Koppeling | Wat er automatisch gebeurt | Wat het oplevert |
|---|---|---|
| Offerte naar factuur | Akkoord op een offerte maakt automatisch een conceptfactuur aan in Exact Online. | Geen offertes meer overtypen in de boekhouding. |
| Urenregistratie naar boekhouding | Geschreven uren gaan als factuurregels of projectkosten naar je administratie. | Facturatie op basis van echte uren, zonder Excel-tussenstap. |
| Betaalstatus naar CRM | Betaalde en openstaande facturen zijn zichtbaar bij de klant in je CRM. | Sales en support zien direct of een klant openstaande posten heeft. |
| Relaties synchroon | Nieuwe klanten in je CRM verschijnen automatisch als relatie in Exact Online. | Een klantenbestand, overal dezelfde gegevens. |
| Werkbon naar factuur | Een afgeronde werkbon wordt een conceptfactuur met de juiste regels. | Sneller factureren, minder vergeten posten. |
| Inkoop naar project | Inkoopfacturen worden gekoppeld aan het juiste project of de juiste kostenplaats. | Actueel inzicht in projectkosten en marge. |
Deze koppelingen bouwen we via een automatiseringsplatform of als maatwerk-integratie op de API, afhankelijk van de complexiteit. Standaardflows lopen prima via Zapier of Make; voor complexere scenario's met veel logica gebruiken we vaak n8n of bouwen we rechtstreeks op de API van je boekhoudpakket.
Ook voor Moneybird, AFAS en andere pakketten
Gebruik je geen Exact Online maar Moneybird? Een Moneybird koppeling werkt volgens hetzelfde principe: via de API van Moneybird synchroniseren we facturen, contacten en betaalstatussen met je CRM, offertes of urenregistratie. Moneybird heeft een toegankelijke API, waardoor koppelingen vaak snel staan. Ook voor een AFAS koppeling geldt dezelfde aanpak, al werkt AFAS met eigen connectors en profielen die om wat meer configuratie vragen.
Hetzelfde geldt voor pakketten als e-Boekhouden, SnelStart of een branchespecifiek ERP: zolang er een API is, kunnen we koppelen. De vragen die ertoe doen zijn niet technisch maar procesmatig: welke data moet waar naartoe, welk systeem is leidend, en wat moet er gebeuren als een record in beide systemen tegelijk wijzigt? Dat werken we samen uit voordat er een regel code wordt geschreven.
Wat kost een boekhoudkoppeling en hoe verloopt het traject?
Een compacte koppeling via een platform valt vaak binnen ons instaptarief; maatwerkprojecten starten vanaf 2.500 euro en uitgebreide integraties met meerdere systemen lopen op tot 15.000 euro of meer. We werken met vaste projectprijzen in plaats van uurtje-factuurtje en geven een terugverdiengarantie op onze trajecten. Een eerste werkende versie staat doorgaans binnen twee tot zes weken, en voor veel koppelingen laten we binnen 48 uur een werkend bewijs zien. Na een fit-gesprek ontvang je een voorstel met een duidelijke scope, planning en prijs.
Hoe Ascentive dit aanpakt
1. Fit-gesprek en dataflow in kaart
We brengen in kaart welke systemen je gebruikt, welke data nu wordt overgetypt en welk systeem leidend moet zijn. Daarna kiezen we de route: een platform als n8n, Zapier of Make, of een maatwerkkoppeling via de API. Voor veel koppelingen laten we binnen 48 uur een werkend bewijs zien.
2. Bouwen, koppelen en testen
We bouwen de koppeling via de officiële API's, inclusief foutafhandeling en logging. We testen met echte scenario's: creditnota's, btw-verlegd, deelbetalingen en dubbele relaties, zodat de koppeling ook klopt als de praktijk rommeliger is dan het schema.
3. Livegang en monitoring
Na livegang draait de synchronisatie automatisch en zie je in een logboek wat er is verwerkt. Loopt er iets vast, dan krijg je een melding in plaats van een stille fout. Met een supportpakket houden wij de koppeling in de gaten en passen we aan als de API's wijzigen.
Veelgestelde vragen over een Exact Online koppeling
Wat is een Exact Online koppeling precies?
Een Exact Online koppeling is een automatische verbinding tussen Exact Online en je andere systemen, zoals je CRM, offertesoftware, urenregistratie of planning. Via de officiële API van Exact stromen facturen, relaties, uren en betaalstatussen automatisch heen en weer, zonder dat iemand iets hoeft over te typen. Wijzigt er iets in het ene systeem, dan staat het binnen enkele minuten ook in het andere.
Wat kost een Exact Online koppeling laten maken?
Dat hangt af van het aantal systemen en de complexiteit van de dataflow. Een compacte koppeling via een platform als n8n, Zapier of Make valt vaak binnen ons instaptarief; maatwerkprojecten starten bij Ascentive vanaf 2.500 euro en uitgebreide integraties met meerdere systemen lopen op tot 15.000 euro of meer. We werken met vaste projectprijzen, dus je weet vooraf precies waar je aan toe bent, en we geven een terugverdiengarantie op onze trajecten.
Hoe snel is een koppeling live?
Een eerste werkende versie staat doorgaans binnen twee tot zes weken, afhankelijk van het aantal systemen en scenario's. Voor veel koppelingen kunnen we binnen 48 uur een werkend bewijs laten zien: een eerste flow die echt data verplaatst tussen je systemen. Zo weet je vroeg of de aanpak klopt, voordat we de volledige integratie afbouwen en testen.
Werkt dit ook met Moneybird of AFAS?
Ja. Dezelfde aanpak passen we toe op een Moneybird koppeling, een AFAS koppeling en vrijwel elk ander boekhoud- of ERP-pakket met een API, zoals e-Boekhouden of SnelStart. De vraag is telkens hetzelfde: welke data moet waar naartoe, en welk systeem is leidend. Het pakket dat je gebruikt bepaalt vooral de technische route, niet of het kan.
Is een koppeling via Zapier of n8n niet genoeg?
Vaak wel, en dan is dat ook precies wat we adviseren. Platformen als Zapier, n8n en Make hebben kant-en-klare connectors voor Exact Online en Moneybird, waarmee veel standaardflows snel te bouwen zijn. Maatwerk via de API kiezen we pas als de flow complexer wordt: veel regels per factuur, specifieke btw-scenario's, projectadministratie of grote datavolumes. In een fit-gesprek bepalen we welke route het beste past bij jouw situatie.
Is zo'n API-koppeling veilig?
Ja, mits goed gebouwd. We werken uitsluitend via de officiële API's van Exact Online, Moneybird en AFAS, met de autorisatiemethode die de leverancier zelf voorschrijft. Je deelt dus nooit je wachtwoord met een externe tool; je geeft de koppeling via een beveiligde autorisatie alleen toegang tot de onderdelen die nodig zijn, en die toegang kun je op elk moment intrekken.
Wat gebeurt er als Exact of Moneybird de API wijzigt?
Leveranciers kondigen API-wijzigingen ruim van tevoren aan. We bouwen koppelingen met logging en foutmeldingen, zodat je het direct merkt als iets niet meer synchroniseert in plaats van er weken later achter te komen. Na oplevering bieden we supportpakketten voor monitoring en onderhoud, waarmee wij wijzigingen bijhouden en de koppeling aanpassen voordat er iets stukloopt.