Wat is een AFAS koppeling?
Een AFAS koppeling is een automatische verbinding tussen AFAS Profit of AFAS Online en de andere systemen in je bedrijf, zoals je CRM, urenregistratie, facturatie of een klantportaal. Via de officiële connectoren van AFAS stromen relaties, facturen, uren en projectgegevens vanzelf van het ene systeem naar het andere, zonder dat iemand iets overtypt.
AFAS werkt daarvoor met twee soorten bouwstenen: GetConnectoren om data uit AFAS te lezen en UpdateConnectoren om data naar AFAS te schrijven, allebei via REST met token-autorisatie. Dat maakt AFAS goed koppelbaar, maar het vraagt wel om nette inrichting: de juiste connectoren, de juiste rechten en duidelijke afspraken over welk systeem leidend is. Precies dat werk nemen wij uit handen, van definitie tot livegang. Wat een API-koppeling in de basis is, lees je in onze uitleg over API-koppelingen.
Waarom stoppen met overtypen rond AFAS?
In veel bedrijven is AFAS de administratieve waarheid, maar werken sales, planning en buitendienst in andere systemen. Het gevolg: iemand typt klanten, orders en uren handmatig over naar AFAS, en dat kost uren per week en levert fouten op.
Elke handmatige stap is een kans op een vergeten factuurregel, een dubbel aangemaakte relatie of uren die nooit worden doorbelast. Ondertussen ziet je sales-team niet welke facturen openstaan, omdat die informatie alleen in AFAS zichtbaar is, en wacht de klant op een portaal dat er niet is. Een koppeling lost dat structureel op: data wordt op een plek ingevoerd en stroomt automatisch door naar de andere systemen. Hoort facturatie bij je grootste knelpunten, kijk dan ook naar onze aanpak voor facturatie automatisering, waar een boekhoud- of ERP-koppeling vaak het fundament van is.
Wat kun je koppelen aan AFAS?
Vrijwel alles met een API: je CRM, uren-app, offertesoftware, planning of een maatwerkportaal. De richting van de dataflow verschilt per koppeling: soms leest een systeem uit AFAS, soms schrijft het juist naar AFAS, en soms allebei. Dit zijn de koppelingen die we het vaakst bouwen.
| Koppeling | Richting | Wat er automatisch gebeurt |
|---|---|---|
| Relaties synchroon | CRM → AFAS | Nieuwe klanten in je CRM verschijnen via een UpdateConnector als organisatie in AFAS. |
| Facturatie | Offerte of werkbon → AFAS | Akkoord op een offerte of afgeronde werkbon wordt een verkooporder of conceptfactuur in AFAS. |
| Betaalstatus | AFAS → CRM | Openstaande en betaalde posten uit AFAS zijn via een GetConnector zichtbaar bij de klant in je CRM. |
| Urenregistratie | Uren-app → AFAS | Geschreven uren gaan als nacalculatieregels naar de projectadministratie in AFAS. |
| Klantportaal | AFAS → portaal | Facturen, projecten en documenten uit AFAS worden getoond in een eigen klantportaal. |
| Planning en HR | AFAS → planning | Medewerkers en beschikbaarheid uit AFAS stromen door naar je planning- of roostertool. |
Deze koppelingen bouwen we via een automatiseringsplatform of als maatwerk-integratie rechtstreeks op de connectoren, afhankelijk van de complexiteit. Standaardflows lopen prima via een platform; voor complexere scenario's met veel logica gebruiken we vaak n8n of bouwen we rechtstreeks op de AFAS-API. Gebruik je naast AFAS ook een ander pakket, dan geldt dezelfde aanpak voor een Exact Online koppeling of een Moneybird koppeling.
Veelgevraagde AFAS-koppelingen
De vier koppelingen die we het vaakst bouwen: AFAS aan je CRM, aan urenregistratie, aan een klantportaal en aan je facturatieproces. Samen dekken ze het grootste deel van het handmatige overtypwerk rond AFAS af.
Bij een CRM-koppeling synchroniseren we relaties en betaalstatussen, zodat sales altijd actuele klantgegevens en openstaande posten ziet. Bij een koppeling met je urenregistratie stromen geschreven uren automatisch als nacalculatie naar de projectadministratie, zodat facturatie op echte uren gebeurt. Een klantportaal op AFAS toont klanten hun eigen facturen, projecten en documenten zonder dat iemand iets hoeft te mailen. En bij facturatiekoppelingen wordt een akkoord op een offerte of werkbon direct een verkooporder of conceptfactuur in AFAS. Welke koppeling het meest oplevert, hangt af van waar in jouw proces het meeste wordt overgetypt; dat bepalen we in een fit-gesprek.
Wat kost een AFAS koppeling en hoe verloopt het traject?
Een compacte koppeling via een platform valt vaak binnen ons instaptarief; maatwerkprojecten starten vanaf 2.500 euro en uitgebreide integraties met meerdere systemen lopen op tot 15.000 euro of meer. We werken met vaste projectprijzen in plaats van uurtje-factuurtje en geven een terugverdiengarantie op onze trajecten.
Een eerste werkende versie staat doorgaans binnen twee tot zes weken, en voor veel koppelingen laten we binnen 48 uur een werkend bewijs zien: een eerste flow die echt data verplaatst tussen AFAS en je andere systeem. Na een fit-gesprek ontvang je een voorstel met een duidelijke scope, planning en prijs, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent. Welke factoren de prijs van zo'n integratie bepalen, leggen we uit in wat kost een API-koppeling.
Hoe Ascentive dit aanpakt
1. Fit-gesprek en dataflow in kaart
We brengen in kaart welke systemen je gebruikt, welke data nu wordt overgetypt en welk systeem leidend moet zijn. Daarna kiezen we de route: een platform als n8n, Zapier of Make, of een maatwerkkoppeling rechtstreeks op de connectoren van AFAS. Voor veel koppelingen laten we binnen 48 uur een werkend bewijs zien.
2. Connectoren inrichten, bouwen en testen
Samen met jouw AFAS-beheerder definiëren we de GetConnectoren en UpdateConnectoren en richten we de token-autorisatie in. Daarna bouwen we de koppeling, inclusief foutafhandeling en logging, en testen we met echte scenario's: creditnota's, dubbele relaties en gewijzigde projectcodes.
3. Livegang en monitoring
Na livegang draait de synchronisatie automatisch en zie je in een logboek wat er is verwerkt. Loopt er iets vast, dan krijg je een melding in plaats van een stille fout. Met een supportpakket houden wij de koppeling in de gaten en passen we aan als er iets wijzigt in je AFAS-omgeving.
Veelgestelde vragen over AFAS koppelingen
Wat is een AFAS koppeling precies?
Een AFAS koppeling is een automatische verbinding tussen AFAS Profit of AFAS Online en je andere systemen, zoals je CRM, urenregistratie, facturatie of een klantportaal. Via de officiële connectoren van AFAS stromen relaties, facturen, uren en projectgegevens automatisch heen en weer, zonder dat iemand iets hoeft over te typen. Wijzigt er iets in het ene systeem, dan staat het kort daarna ook in het andere.
Wat zijn GetConnectoren en UpdateConnectoren?
Dat zijn de twee bouwstenen van de AFAS-API. Een GetConnector leest data uit AFAS, bijvoorbeeld relaties, openstaande posten of projecten, als een soort voorgedefinieerde weergave. Een UpdateConnector schrijft data naar AFAS, bijvoorbeeld een nieuwe organisatie, een verkooporder of nacalculatie-uren. Beide werken via REST met JSON en worden per omgeving geautoriseerd met een token. Wij definiëren de juiste connectoren samen met jouw AFAS-beheerder en bouwen daar de integratie op.
Wat kost een AFAS koppeling laten maken?
Dat hangt af van het aantal systemen en de complexiteit van de dataflow. Een compacte koppeling via een platform als n8n, Zapier of Make valt vaak binnen ons instaptarief; maatwerkprojecten starten bij Ascentive vanaf 2.500 euro en uitgebreide integraties met meerdere systemen lopen op tot 15.000 euro of meer. We werken met vaste projectprijzen, dus je weet vooraf precies waar je aan toe bent, en we geven een terugverdiengarantie op onze trajecten.
Hoe snel is een AFAS koppeling live?
Een eerste werkende versie staat doorgaans binnen twee tot zes weken, afhankelijk van het aantal systemen en scenario's. Voor veel koppelingen kunnen we binnen 48 uur een werkend bewijs laten zien: een eerste flow die echt data verplaatst tussen AFAS en je andere systeem. Zo weet je vroeg of de aanpak klopt, voordat we de volledige integratie afbouwen en testen.
Werkt dit met AFAS Online en AFAS Profit?
Ja, met allebei. AFAS Online is de cloudomgeving waarin AFAS Profit draait, en de connectoren werken in beide situaties op dezelfde manier. Voorwaarde is dat de App Connector in jouw omgeving wordt ingericht en dat er een token wordt aangemaakt met alleen de rechten die de koppeling nodig heeft. Dat richten we samen met jouw AFAS-beheerder in, zodat de koppeling netjes binnen jullie autorisatiebeleid valt.
Is een AFAS koppeling veilig?
Ja, mits goed gebouwd. We werken uitsluitend via de officiële connectoren van AFAS, met token-autorisatie per omgeving. Je deelt dus nooit een wachtwoord met een externe tool; de koppeling krijgt alleen toegang tot de GetConnectoren en UpdateConnectoren die voor de flow nodig zijn, en die toegang kun je op elk moment intrekken. Daarnaast bouwen we logging in, zodat altijd terug te zien is wat er is verwerkt.
Wat gebeurt er als AFAS de API of een connector wijzigt?
Wijzigingen in AFAS-omgevingen worden aangekondigd, en connectoren die je zelf definieert blijven onder jouw beheer. We bouwen koppelingen met logging en foutmeldingen, zodat je het direct merkt als iets niet meer synchroniseert in plaats van er weken later achter te komen. Na oplevering bieden we supportpakketten voor monitoring en onderhoud, waarmee wij wijzigingen bijhouden en de koppeling aanpassen voordat er iets stukloopt.