Offerteproces volledig geautomatiseerd voor een bouwbedrijf in dakkapellen

Voor een bouwbedrijf gespecialiseerd in dakkapellen hebben we het volledige offerteproces opnieuw ingericht en geautomatiseerd. Waar klanten voorheen tot 15 dagen moesten wachten op een prijsopgave, ontvangen zij nu binnen 5 minuten een compleet voorstel. Het resultaat: een sneller, efficiënter en commercieel sterker proces.

De uitdaging

Het bedrijf werkte met een traditioneel offerteproces. Na een aanvraag ging een medewerker eerst langs bij de klant voor een opname. Terug op kantoor werd handmatig een prijsopgave samengesteld. De klant hoorde daar vervolgens pas na zo'n 15 dagen iets van. In de tussentijd haakten potentiële klanten af of kozen ze voor een concurrent die sneller schakelde.

Daarnaast kostte het proces veel interne capaciteit. Twee medewerkers waren grotendeels bezig met het opstellen en versturen van offertes, terwijl de opvolging na het versturen vaak bleef liggen.

De oplossing

We hebben het volledige traject van aanvraag tot offerte en opvolging opnieuw ontworpen. In plaats van een handmatig proces is er nu een geautomatiseerde flow die direct reageert op een aanvraag.

• Slim aanvraagformulier. Haalt automatisch de juiste klantgegevens en specificaties op.
• Automatische offertegeneratie. Gebaseerd op standaardprijzen en configuraties, zonder handmatig rekenwerk.
• Directe verzending. De offerte gaat binnen minuten naar de klant.
• Geautomatiseerde opvolging. Met herinneringen en statusupdates, zodat niets blijft liggen.
• CRM-koppeling. Iedere lead komt automatisch op de juiste plek terecht.
• Vereenvoudigde interne workflow. Afgestemd op het nieuwe, snellere tempo.

Het resultaat

De doorlooptijd van een offerte ging van 15 dagen naar 5 minuten, en de opvolging verbeterde van 3 dagen naar binnen 15 minuten. Dat leverde 35 procent hogere conversie op door de snellere reactietijd, terwijl 2 medewerkers werden vrijgemaakt voor ander werk. De klantervaring werd professioneler en consistenter, in een proces dat volledig schaalbaar is zonder extra personeel.

Waarom dit werkte

De kracht zat niet in één tool, maar in de combinatie van een slim formulier, geautomatiseerde offertegeneratie, directe opvolging en een goed ingericht CRM. Door het hele traject van aanvraag tot opvolging in één vloeiend proces te gieten, kon het bedrijf sneller reageren, professioneler overkomen en meer deals sluiten met minder inspanning.